КАТЕГОРИИ:


Астрономия- (809) Биология- (7483) Биотехнологии- (1457) Военное дело- (14632) Высокие технологии- (1363) География- (913) Геология- (1438) Государство- (451) Демография- (1065) Дом- (47672) Журналистика и СМИ- (912) Изобретательство- (14524) Иностранные языки- (4268) Информатика- (17799) Искусство- (1338) История- (13644) Компьютеры- (11121) Косметика- (55) Кулинария- (373) Культура- (8427) Лингвистика- (374) Литература- (1642) Маркетинг- (23702) Математика- (16968) Машиностроение- (1700) Медицина- (12668) Менеджмент- (24684) Механика- (15423) Науковедение- (506) Образование- (11852) Охрана труда- (3308) Педагогика- (5571) П Архитектура- (3434) Астрономия- (809) Биология- (7483) Биотехнологии- (1457) Война- (14632) Високи технологии- (1363) География- (913) Геология- (1438) Древна литература и фантастика Култура, Изкуство, Култура, Изкуство, Култура, Изкуство, Образование, Наука и Образование, Списания, Художествена литература (373) Култура- (8427) Лингвистика- (374 ) Медицина- (12668 ) Naukovedenie- (506) Образование- (11852) Защита на труда- ( 3308) Педагогика- (5571) P Политика- (7869) Право- (5454) Приборостроение- (1369) Программирование- (2801) Производство- (97182) Промышленность- (8706) Психология- (18388) Религия- (3217) Связь- (10668) Сельское хозяйство- (299) Социология- (6455) Спорт- (42831) Строительство- (4793) Торговля- (5050) Транспорт- (2929) Туризм- (1568) Физика- (3942) Философия- (17015) Финансы- (26596) Химия- (22929) Экология- (12095) Экономика- (9961) Электроника- (8441) Электротехника- (4623) Энергетика- (12629) Юриспруденция- (1492) Ядерная техника- (1748) Олимпиада- (1312) Политика- (7869) Право- (5454) Инструменти- ( 1369) Програмиране- (2801) Производство- (97182) Промишленост- (8706) Психология- (18388) Земеделие- (299) Социология- (6455) Спорт- (42831) Строителство- (4793) Търговия- (5050) Транспорт- (2929) Туризъм- (1568) Физика- (3942) ) Химия- (22929) Екология- (12095) Икономика- (9961) Електроника- (8441) Електротехника- (4623) Енергетика- (12629 )

Дизайн на корпуса

Вижте също:
  1. Видове заеми и тяхното третиране. Документиране на заеми
  2. Видове заеми и тяхното третиране. Документиране на заеми
  3. Документална регистрация на безналични плащания.
  4. ДОКУМЕНТАЛНА РЕГИСТРАЦИЯ НА ПРОИЗВОДСТВОТО НА ГОТОВИ ПРОДУКТИ
  5. Документация за движението и аналитичното отчитане на дълготрайните активи
  6. Документална декорация на материала
  7. Документация за движението на ОС
  8. Документация за операциите по оценка на въздействието
  9. Документация за експортните операции
  10. Документация за операциите с операционната система.
  11. Документиране на приходите и разходите на РЗ
  12. Документация за трудовите отношения

Дизайн на корицата

Случаят се счита за подаден след включването му в папката за съхранение на първия изпълнен документ. В същото време се издава корицата на рутината.

На корицата на делото се поставя следната информация:

  • име на организацията;
  • името на структурната единица на организацията, в която е създадена;
  • индекс на случаите за номенклатурата на случаите;
  • наименование на делото;
  • срока на годност на случая или надписа "Да се ​​пази трайно" (прехвърлен от номенклатурата на случаите).

На корицата на случаите на постоянно съхранение се поставя място за името на държавния архив , в който се приемат делата на организацията, наименованията на държавния архив и организация.

При промяна на наименованието на организацията (структурна единица) през периода, обхванат от документите по делото, или при прехвърляне на делото на друга организация (друго структурно звено), върху обложката се посочва ново име на организацията или наследяващата организация, а предишното наименование на организацията затворени в скоби.

Заглавието на делото по корицата на делото се прехвърля от номенклатурата на делата на организацията, съгласувано с експертно-проверяващата комисия на съответната архивна институция. В необходимите случаи се правят разяснения в заглавието (брой поръчки, протоколи и т.н.). В случаите, когато делото се състои от няколко тома (части), общото заглавие на делото и заглавието на всеки обем (част) се поставят на корицата на всеки обем (част). Заглавията на делата, съдържащи копия от документи, посочват техния брой, автентичността на документите по делото не е посочена в заглавието.

След завършване на случая на неговата обложка е посочена следната информация:

  • броя на листовете в случая;
  • дата или крайни дати на първото и последното с датите на документите по делото;
  • Архивният код на делото, първо с молив и след одобрение на инвентара, с мастило.

Изискванията за кориците на случаи с дълъг срок на годност определят GOST 17914-72.

Регистрация на случая - подготовка на случая за съхранение в съответствие с установените правила.

Регистрацията на делата се извършва от служители на отдела за поддръжка на документацията (DOE) на организацията или други структурни отдели, чиито задължения включват учредяване и формиране на случаи, с методическа помощ и под контрола на архива на организацията.

В зависимост от периода на задържане се извършва пълна или частична обработка на случаите. Пълна регистрация подлежи на постоянно, временно (над 10 години) съхранение и персонал. В същото време пълното изпълнение на делата включва:

  • регистрация или обвързване;
  • номерация на листа;
  • изготвяне на лист за свидетели;
  • изготвяне, ако е необходимо, на вътрешен опис на документите;
  • внасяне на необходимите пояснения в детайлите на корицата на делото (изясняване на името на организацията, регистрационен индекс на делото, срокове по делото, заглавие на делото).

Случаите на временно съхранение (до 10 години включително) подлежат на частично освобождаване, докато се допуска:



  • да не систематизира документите в случая,
  • Не номерирайте листовете на кутията
  • не правете свидетелски показания.

Когато се подаде дело, документите, които съставят случая, са зашити за 4 пункта в твърдо картонено покритие или са преплетени, като се има предвид възможността за свободно четене на текста на всички документи, дати, визи и резолюции по тях. При подготовката на кутии за подвързване (затваряне) металните скрепителни елементи (щифтове, скоби за хартия) се отстраняват от документите.

Случаите на постоянно съхраняване, състоящи се от документи с висока стойност или неформатни документи, се съхраняват в затворени твърди папки с три клапани с връзки или в кутии.

Ако в случая има нерегламентирани лични документи (лични карти, работни книги, военни билети), тези документи се вмъкват в плик, който е приложен към файла. Ако има голям брой такива документи, последните се оттеглят от делата и се изготвя отделен опис за тях.

В края на всеки случай се подава празен лист, а в началото на делото (за отчитане на особено ценни документи) - вътрешен опис на документите по делото.

За да се гарантира безопасността и консолидирането на реда на документите, включени в случая, всички листове на този случай са номерирани с арабски цифри в брутно номериране в горния десен ъгъл на листа с молив или числител. Листовете за вътрешен опис на документите по делото се номерират отделно.

При регистрационните номера трябва да се спазват следните правила:

  • листовете от случаи, състоящи се от няколко обеми или части, са номерирани поотделно или поотделно;
  • фотографии, чертежи, диаграми и други илюстративни документи, представляващи отделен лист в случая, са номерирани на обратната страна в горния край на листа;
  • Сгънат лист (формат A3, A2) се разширява и номерира в дясната част на горния край на листа. В същото време лист от всякакъв формат, обвит над един край, е номериран като един лист; лист, сгънат и подгънат в средата, подлежи на ремонт и номериран като един лист;
  • Лист с плътно поставени документи (снимки, изрезки, екстракти и др.) Се номерира като един лист. Ако други документи се поставят в един документ с един край (текстови вмъквания, преводи, изрезки и т.н.), всеки документ се номерира отделно;
  • пликовете със зашити прикачени устройства са номерирани, докато самият плик е номериран първо и след това всяко прикачено устройство в плика е номерирано;
  • Документите, прикрепени към файла със собствено номериране на листове (включително печатни публикации), могат да бъдат номерирани по общ начин или да запазят собствената си номерация, ако съответстват на реда на листовете в случая;
  • в случаите на откриване на голям брой грешки при номерирането на листовете по делото, те се преномерират. При преномериране на листа старите номера се преличават и се поставя нов номер на листа, в края на случая се изготвя нов лист за свидетели, а старият свидетелски списък се пресича, но остава в папката;
  • при наличие на индивидуални грешки при номерирането на листове в случаите, когато те се подготвят за архива на организацията за прехвърляне към държавно хранилище, се допуска, съгласувано с държавния архив, да се използват номера на буквите.

За да се отчете броят на листовете в края на случая , листът на свидетели е съставен на отделен лист. В книгите се съставя лист за свидетели на гърба на последния празен лист, а в картотеките - на отделен празен лист на формата на картата.

Свидетелският списък на делото е съставен в предписаната форма, която е дадена в Приложение 9 към Основните правила за работата на архивите на организациите, одобрени с решение на Управителния съвет на Розархив на 6 февруари 2002 г.

Броят номерирани листове на делото, броят на листите от вътрешната инвентаризация са посочени с цифри и с думи в листа със свидетелски показания; листове) и също така показва наличието в случай на типографски копия на брошури с броя на листовете в тях, ако те не са отбелязани в общото брутно номериране в случая.

Свидетелството за делото се подписва от неговия инициатор. Всички последващи промени в състава и състоянието на делото (увреждане, замяна на оригинални документи) са отбелязани в свидетелството със справка за съответния акт. Забранява се поставянето на лист за свидетелски показания на корицата на кутията или нетния оборот на листа на последния документ. Ако случаят е подгънат или преплетен без празен лист, той е поставен над горната част на листа на вътрешния капак на кутията.

Отчитане на документи за постоянно и временно съхранение (над 10 години), чието отчитане е причинено от особеностите на тази документация (особено ценни, лични, правни, разследващи случаи и др.), Както и за регистриране на случаи на постоянно и временно (над 10 години) Съставени от видовете документи, чиито заглавия не разкриват конкретното съдържание на документа, се съставя вътрешен опис на документите по делото - счетоводен документ, съдържащ списък на документите по дела, посочващи номерата на документите, техните индекси, имена, дати, номер ове.

Вътрешната инвентаризация на случая е съставена на отделен лист в предписаната форма, дадена в Приложение 10 на Основните правила за организиране на архивите. При съставяне на вътрешна инвентаризация се въвеждат информация за номерата на поредиците от документи, техните индекси, дати, заглавия и номера на листа. За вътрешния опис се съставя окончателен запис, в който броят на документите, включени в него, и броят на листите от вътрешната инвентаризация са посочени с цифри и с думи.

Вътрешната инвентаризация е подписана от нейния създател. Ако случаят е преплетен или зашит без форма на вътрешна опис на документи, инвентаризацията, съставена в предписаната форма, е залепена към вътрешната страна на предния капак на кутията.

Промените в състава на документите по делото (оттегляне, включване на документи, замяна с копия и др.) Са отразени в колоната "Бележки" на вътрешния опис с позоваване на съответните актове. При необходимост се изготвя нов окончателен запис за вътрешния опис и свидетелски надпис на делото.

<== предишна лекция | следващата лекция ==>
Образуване на дела. Установяване на периоди на задържане | Изготвяне и регистрация на архивни документи на делата

; Дата на добавяне: 2014-01-05 ; ; Прегледи: 179 ; Нарушение на авторски права? ;


Вашето мнение е важно за нас! Дали публикуваният материал е полезен? Да | не



ТЪРСЕНЕ ПО САЙТА:


Препоръчителни страници:

Вижте също:



ailback.ru - Edu Doc (2013 - 2018) година. Всички материали, представени на сайта само с цел запознаване с читателите и не извършват търговски цели или нарушаване на авторски права! Последно добавяне на IP: 11.45.9.6
Повторно генериране на страницата: 0.002 сек.