КАТЕГОРИИ:


Астрономия- (809) Биология- (7483) Биотехнологии- (1457) Военное дело- (14632) Высокие технологии- (1363) География- (913) Геология- (1438) Государство- (451) Демография- (1065) Дом- (47672) Журналистика и СМИ- (912) Изобретательство- (14524) Иностранные языки- (4268) Информатика- (17799) Искусство- (1338) История- (13644) Компьютеры- (11121) Косметика- (55) Кулинария- (373) Культура- (8427) Лингвистика- (374) Литература- (1642) Маркетинг- (23702) Математика- (16968) Машиностроение- (1700) Медицина- (12668) Менеджмент- (24684) Механика- (15423) Науковедение- (506) Образование- (11852) Охрана труда- (3308) Педагогика- (5571) П Arhitektura- (3434) Astronomiya- (809) Biologiya- (7483) Biotehnologii- (1457) Военно дело (14632) Висока технологиите (1363) Geografiya- (913) Geologiya- (1438) на държавата (451) Demografiya- ( 1065) Къщи- (47672) журналистика и SMI- (912) Izobretatelstvo- (14524) на външните >(4268) Informatika- (17799) Iskusstvo- (1338) История- (13644) Компютри- (11121) Kosmetika- (55) Kulinariya- (373) култура (8427) Lingvistika- (374) Literatura- (1642) маркетинг-(23,702) Matematika- (16,968) инженерно (1700) медицина-(12,668) Management- (24,684) Mehanika- (15423) Naukovedenie- (506) образование-(11,852) защита truda- (3308) Pedagogika- (5571) п Политика- (7869) Право- (5454) Приборостроение- (1369) Программирование- (2801) Производство- (97182) Промышленность- (8706) Психология- (18388) Религия- (3217) Связь- (10668) Сельское хозяйство- (299) Социология- (6455) Спорт- (42831) Строительство- (4793) Торговля- (5050) Транспорт- (2929) Туризм- (1568) Физика- (3942) Философия- (17015) Финансы- (26596) Химия- (22929) Экология- (12095) Экономика- (9961) Электроника- (8441) Электротехника- (4623) Энергетика- (12629) Юриспруденция- (1492) Ядерная техника- (1748) oligrafiya- (1312) Politika- (7869) Лево- (5454) Priborostroenie- (1369) Programmirovanie- (2801) производствено (97182) от промишлеността (8706) Psihologiya- (18,388) Religiya- (3217) с комуникацията (10668) Agriculture- (299) Sotsiologiya- (6455) спортно-(42,831) Изграждане, (4793) Torgovlya- (5050) превозът (2929) Turizm- (1568) физик (3942) Filosofiya- (17015) Finansy- (26596 ) химия (22929) Ekologiya- (12095) Ekonomika- (9961) Telephones- (8441) Elektrotehnika- (4623) Мощност инженерно (12629) Yurisprudentsiya- (1492) ядрена technics- (1748)

Лекция 3. Съвременните автоматизирани архивни технологии




План на лекцията.

1) Характеристики на настоящия етап на информатизация на архивите.

2) Автоматизирани технологии в областта на придобиване и проверка на стойността на документа.

3) Автоматизирана счетоводни документи.

4) Автоматизирани технологии в областта на опазване на документи.

5) автоматизирани системи за извличане на информация и създаването на НСА.

6) автоматичен използвана технология, както и публикуването на документи.

Началото на съвременния етап на автоматизация на архиви през втората половина на 1980-те години. дължи, разбира се, на последиците от революцията на микрокомпютър. Все пак, това се е променило не само техническата база, но също така и ролята на информацията в архив бизнес. През този период, информационните технологии се използват, не е в отделните центрове, както и в повечето федерални и регионални архиви; въведена в абсолютно всички области на дейност на архивите, а в някои области на работа са променени или заменени традиционните. Доказателство за нарастващата роля на информационните технологии е появата на широко разпространена в индустрията концепция и информационни програми, архиви на информационни програми в регионите, както и извършването на промени в "основните правила на държавните архиви" и "Основни правила на архивите на организациите" (2002 г.).

Най-важният фактор, който влияе на развитието на архивите, в краткосрочен план ще бъде преминаването към електронно управление на документи, които, както през 1980 г., поставя проблеми архивисти, съхраняващи електронни документи.

Така че през втората половина на 1980-те години. в националните архиви започна отначало от време на време, а след това масовото използване на персонални компютри (PC). начало развитие машина заменя с IBM-съвместим компютър (IBM PC XT - обикновено производство "Роботрон" ГДР, IBM PC / AT - 286, 386 и 486-то IBM, PC базирани на Pentium процесори и Celerom).

Както е известно, производството на персонални компютри, базирани на Intel 8008 микропроцесорно започна през 1974 г., но успя да спечели пазарен компютър IBM PC на, издаден от International Business Machines Corporation през август 1981 г. се превърна в стандарт PC World. Персонален компютър (PC) потребители са завладели сърцата на много предимства: малък размер, струва един порядък по-ниска от "големите" компютри, функционалност, която бързо се приближава гигантски изчислителни комплекси [200]; лекота на използване с диалогов метод за комуникация с машината; възможността за ъпгрейд поради принципа на отворена архитектура и др. Въпреки това, в СССР компютъра за дълго време се подценява. Отчасти, защото "бебето" се смята за твърде малък, за да се реши на глобалните проблеми на съветската икономика. Отчасти, защото компютъра е създадена възможност за неконтролирано разпространение на информация, така че, в ап думите на писателя В. Войнович, смята партията и държавното ръководство като "електронни врагове на народа". Въпреки това, темпът на революцията в микрокомпютър не можеше да спре дори и "Желязната завеса".



Първият компютър в Mosgorarhive е придобита през 1986 г. През 1989 г. е имало 6 PC "Мазовше" (Полша) в басейна. До 1996 г. броят на автомобилите е достигнал 106 PC с процесор 486 DX (автоматизирано всяка трета работа), просто 133 PC - [201] третирани два локална мрежа 100 потребители с мощен TRICORD сървър. [202] Но от 2000 г. броят на автомобилите е достигнал 188. [203] архив въведена оборудване като "хибрид" Parallel микрофилмиране и дигитализация на документи с рекорд на лазерен диск (устройство фирма "KODAK" за А3 и А4 размер документи и компания единица «ZEITSCHEL», което позволява да обработва документи голям формат) [204], мощен публикуване на сложни копирни машини.

Компютъризация RGAE започна през 1988 г. До 1994 г., в архива има 2 типа PC 1VM RS (286 и 386/387) и тип 2 РОБОТРОН. В допълнение, RGAE използва два типа PC 1VM PC / AT / 386/387, получени за работа по договора. [205]

По времето на Общото събрание на Руската федерация през 1992 г., в архива има 6 компютри (четири "Роботрон" и две PC "286-х"). [206] До 2002 г. на разположение архив 67 компютри, принтери, 34 10 скенери (въпреки че 30% от тази техника вече не е актуален за 10 години). [207] И през 1995 г., архивът е участвал в програмата за въвеждане на руските архиви на системата Международни Информация библиотека RLIN. От 1997 г. е в ход на изпълнение LAN в архива работа. През 2001 г. информационния център Rosarkhiv започна да се създаде единна LAN "архивно град" Б. Пирогов улица, обединяваща компютри събрание на Руската федерация, и RGAE RGADA. По време на изпълнението на международната събрание на Руската федерация "Smad", получено от партньора (Bundesarhiv, Германия) хибриден фотоапарат проект, дава възможност едновременно сканиране и микрофилмиране на документи. За създаване на застрахователен фонд на дигитални копия на архивни документи е закупен устройство DVD-записвачка, ви позволява да записвате изображения с по 4, 7 MB дискове. За централизирано съхранение на цифрови електронни фонд през 2001 г., е бил купен на компютъра с общ обем от 135 GB твърди дискове, в която да се защити системата от ниво провал RAID 5 използва технология.

Компютъризация TsGIA RB започна през септември 1993 г., когато архивът е закупен пет PC клас 386 SX. До 1995 г. в архива вече е 14 персонален компютър, три принтера, локална мрежа, управлявана от 10 компютърни работни станции (AWS) на базата на NetWare 4.1. [208]

Компютъризация на записи Udmurdskoy република започна през 1994 година. До 1996 г., на архивните институции на републиката има флот от 18 компютъра и 14 принтера, от които 8 PC е в РУ CSA, която оперира в локалната мрежа на базата на Novell NetWare v3.12. До 2003 г. само TSDNI Udmudrskoy република имаше 14 компютри и принтери 7, LAN работи на 10 работни станции. [209]

Компютъризация GAPO започна през 1991 г., когато файлът е имал два компютъра (IBM PC / XT). До 2000 г. в парка е 20 PC компютри, обединени в LAN, 15 принтери, скенери. [210]

Компютъризация на Центъра за документация на обществените организации от област Свердловск започва през 1993 г., когато първият компютър е закупен (386 SX). До 1996 г., в архива има 12 компютъра и 3 работни станции, плосък скенер, факс модем, няколко десетки принтери. От януари 1995 г. LAN "Iola" (10 AWS) е инсталиран в архива.

През 2000 г. най-съвременна компютърна техника разположение 51 архивни институции в региона (57%), докато 25% от архивните институции като цяло не разполагат с компютърна техника. През 2001 г. компютърната индустрия е направила парк 2387 коли (главно поради изпълнението на подпрограмата "Архиви на Русия"). [211] Разбира се, оборудването имал време да стане неактуална много по-бързо, отколкото купуват ново оборудване. До 2000 г. 40% от компютърните технологии, налични в архивите, вече не е актуален. В 22 региона, архивите не разполагат с компютри. [212] Техническа модернизация на архивните институции като липса на средства не позволява на индустрията и липсата на квалифицирани служители да обслужват съществуващото оборудване (виж лекция 2). Въпреки това, на непрекъснатостта на различните поколения IBM-съвместим хардуер позволиха на този етап да се избегне загуба на данни по време на прехода към новата технология.

Съвременните принтери и копирни машини (матрични, мастилено-струйни, лазерни принтери, копирни машини, копирни машини, издателски системи) позволяват архивите да извършват не само разпространението на директории и да извършват платени услуги за копиране на документи, но и да правят избледняване текстове и рисунки, създаване на брошури, плакати, готвят оформления на публикации, "манекени" на архивни документи за изложба.

Различните видове устройства за сканиране (включително оборудване клас "хибрид", който ви позволява да създадете копие на микрофилми и дигитализирани в същото време) от цифровизацията позволява да се образува осигурителна каса и да използва този фонд да се извърши възстановяване на електронни документи, подготвят документи за електронно публикуване и това издание.

Микропроцесорна епоха е белязана от развитието на комуникационните технологии и появата на различни комуникационни инструменти: електронна поща, факс, видеотекст, телетекст, бази данни с интерактивен достъп. Най-важната стъпка на човечеството към информационното общество се превърна в местни и широки мрежи (LAN и WAN). През втората половина на 1990-те години. архивите са създадени локални мрежи (LAN), които обединяват коренно различни PC в единна информационна единица, Ви позволява да използвате ефективно ресурсите на технологиите. В момента почти всички файлове с EVT, създават LAN, но повечето архивно на локални мрежи включва не повече от 10 компютърни работни станции. Това позволи да се проведе архивна база данни в режим на мрежата, добавяйки, данни от различни работни станции, както и предоставяне на достъп до автоматизирани изследователи НСА в читалнята.

Достъпът до глобалната мрежа на Интернет започна да използват електронна поща, а след това на архивите започват да създават свои собствени вид представителни уеб страници, а след това - по-сложни информационни ресурси (публикации и документи НСА). През 2001 г. на официалното представяне на портала на Федерална архивна служба на "Архиви на Русия". От 2000 г. насам бум създаде архив сайтове. Общо брой връзки на страница руски архивни институции (на интернет страниците на органите и управлението, исторически общества и др.) Е около 800. Възможно е да се активира връзката на архивните институции и потребители на ретроспективна информация документ, да се разшири броят на информационните услуги, предоставяни от архива, сигурен отдалечен достъп до архивите на НСА.

С най-напредналия етап на автоматизация на архиви, свързани и новите поколения носители на данни, които са направили значителен напредък в областта на информацията, записана на носител за съхранение, както и в областта на надеждност. Най-широко използвани магнитни (дискети и твърди дискове, серпентинови ленти) и оптични (магнито-оптични) медии. Магнитни носители, използвани за оперативна памет (твърд диск файлов сървър, като Зип дискове и т.н.) и архивиране (лента). Максималният размер на информация на магнитен диск е станала по-висока от 1, 5, 20, 50, 100 GB. Оптични медии [213] информация (WORM, CD-ROM, DVD-ROM), тъй като по-надеждни [214] се използва за съхранение на каса и употребата, създаден въз основа на цифровизирани копия на документи, публикации и референтни документи в електронна форма. растежни среди Надеждност право да повдигне въпроса за дългосрочно и постоянно съхранение на електронни документи.

Основните свойства на носителя на запис се считат за разходи за запис и съхраняване на информация 1 MB; наличност и лесно технологично изпълнение; надеждност, критерий за което е запазването на свойствата на превозвача за най-малко 85 години. [215] По този начин, в спецификацията WGA за записа документи фонд Yozefa Virta (TSHIDK) използва тип червей оптични дискове на 940 MB твърдо Plasmon. OD дългосрочна операция е възможно в рамките на 20 години, въпреки че някои фирми гарантират устройството за безопасност в продължение на 100 години. Препоръки на система за цифрови изображения на архивни документи на оптични дискове "национален архив включват използването на оптични дискове на поликарбонатни или стъклени топлинно обработени основи - червей, CD-ROM, CD-R. [216] Въвеждането на DVD-ROM архиви забавено липса на стандарти за тази нова технология. В допълнение към оптични дискове се използват и други видове медии, като например цифров звукозапис лента DAT DAT 4 mm и 8 mm магнитна лента, оптичен запис на данни.

Сред софтуера, използван в архивите на водещата роля на базата данни.

Всички бази данни са създадени в архива, условно разделена на счетоводството и извличане на информация. База данни от първата група се използват за обработка на статистически масиви - счетоводни документи и файлове в архива, което е рекорд за ползване, следят за безопасността и поддържането и т.н.

Информационната база за извличане се използва за създаване и поддържане на такава архивна справка както архивни запаси, обобщена номенклатура на нещата, каталози, картотеки, както и за подобряване на процеса на извличане на информация в архива. Тези две бази данни са различни категории структура, начин на създаване, приложимото софтуера.

Най-трудната задача е създаването на автоматизирана информационна система за възстановяване на файлове.

Когато се създаде база данни от голямо значение е изборът на базата данни, на която се създава на базата данни.

В началото на 1990-те години. да се създаде база данни в архивите са били използвани, предимно бази данни като DBASE: FoxPro 2.0 за DOS [217]; Подстригване 5.5; FoxBase, както и Clarion и друг софтуер. Тези бази данни позволяват да се поддържа така наречените "релационния модел на данните." Не се страхувайте от името. Терминът "релационен модел" на теория база данни идва от «връзка» на (английски -. Ratio). По отношението в този случай се отнася до обичайната маса. Таблица-връзка се нарича "двуизмерна" като основа на таблицата представлява масив, формирано на принципа на "обекти знаци." Всяка маса се състои от един ред - обектите (обект може да бъде, например, описани случай фонд, документи за доставка документ и места и др.). Тези нанизи в базата данни се наричат записи. В допълнение, масата има колоните на атрибути, които показват характеристиките на всеки обект (например, фондът е неговата номер, име, дати, обем, списък на документи и други характеристики). Колони, наречени полета от базата. Базата данни се състои от една или повече таблици.

В този случай, на масата трябва да бъдат свързани с една или повече общи области, които се наричат ключове. Тъй като всяка маса е релационна база данни, надупчена с връзки към други таблици, и то се нарича "нагласа". Както знаете, повечето от архивни справочните материали имат таблична форма, така че се смята за релационния модел да е оптимален за тях. Въпреки това, по-горе СУБД не е имал графичен интерфейс, бяха слабо Russified, за тяхното изменение е необходимо програмист, който е експерт по софтуера. Липсата на висококвалифицирани програмисти доведе до факта, че програмата стартира през Clipper 5.5 VNIIDAD претърпяла редица съществени недостатъци отбележи, например, и RGAE TsGIA Udmurdstkoy република.

Поради това, през 1992 г. в архивите на масовото използване на O на базата данни и твърдо семантика (версия 4.0 и 5.0). Сред другите характеристики на този софтуер е привлякъл архивисти бързо създаване на форми на базата данни, наличието на готови шаблони за въвеждане на данни, проверка на правописа на текст; промяна по всяко време базови форми при запазване на предишните данни. Това позволи на архивистите да създавате и променяте базата данни. Освен това, за разлика от тип СУБД DBASE на стандартните средства, които не могат да бъдат използвани за взискателните търсачките, база данни O >генерира автоматично синонимен речник (речник на термините за търсене). O > Въпреки това, ентусиазъм за този софтуер се оказа пагубно за архивисти. На първо място, версия > От друга страна, натрупването на данни разкри недостатъци. O > От друга страна, компанията скоро спря семантиката на пускането на нови версии на програмата, като се отчита този безперспективен линия. С това се слага архивистите се сблъскват с проблема за конвертиране на вече създадените масиви в други формати.


Структурата на модела на релационни данни.

Таблица 1.

брой фонд Механизъм Име Фондът Дати фонда
64 Москва пред народната 887 единици. ч. 1988-1988 GG. документи съставни; Харта на проекта; програма; листовки
220 Руски народен фронт 78 единици. ч. 1989 Резюмета на програмата; призив към Централния комитет.

Таблица 2.

брой фонд инвентарен номер Името на инвентаризацията Дати предварително Документ обем
64 1 Производството на Централния съвет 1988 129 единици. ч.

Друг софтуер среда беше удължен през 1990. - CDS ISIS, създаден от ЮНЕСКО за библиотеки и архиви. Тази база данни, придобити RNITS CD, въз основа на нея са били превърнати масив Mezharkhivnyy бази данни "Великата октомврийска революция", "Архитектура и урбанистика", както и като настроите автоматично НСА RNITS CD и поредица от тематични каталози за Държавния архив, RGA QFD, RGAF, Нижни Новгород регионален архив, Беларус архиви и др. софтуерът е меню ориентирана информационна система, разработена специално за обработка на големи обеми от структурирани не-цифрови данни. Основните предимства на системата - способността да се справят с неограничен брой DB при ниски изисквания за техническа поддръжка, управление на полета с различна дължина и най-вече - автоматично генерирано речник - тълковен речник, който е служил като основен елемент на търсенето (виж подробности за тезауруси лекция 1.). Недостатъци са сложността на промяната, която се изисква програмист, неудобно интерфейс, без версия на Windows. Прекратяване на модифициране на софтуера е довело до факта, че архивите в крайна сметка го изоставили.

През втората половина на 1990-те години. Той се е разпространил MS Access 7.0, и 2000.

Веднага след като файловете са изправени пред проблема за интеграцията на всички масиви, за да се създаде база данни в единна информационна система (вж. Лекция 2), моделът на релационни данни е намерил своите граници. За да създадете такава система е по-подходящ йерархичен модел (като архив НСА представлява клас йерархия от директории на случай равнище фонд, документ) или структура на данни мрежа. Освен това, за обработка на големи обеми от данни, необходими СУБД клиент-сървър структура. Поради тази причина, през последните години са били приложени на архивите, като например база данни Oras1e, Visual FoxPro (Glavarhiv, широко разпространена в индустрията програма "архивен фонд 3.0."); IBM DB2 / 6000. Въпреки това, софтуерът е скъпо и прави високи изисквания за техническа поддръжка. Поради това, не всички архивите могат да го използват.

В някои случаи е архивирана програми сода език Borland Делфи програмиране като програми, написани на език, предназначен за програмиране, а не за работа от DB, различна логика ясна, проста за отстраняване на грешки, по-малко грешки.

Структурата на базата данни на йерархичен модел.

DB "Guide"
фундамент


DB "Инвентаризация" 3
DB "Инвентаризация" 2
DB "Инвентаризация" 1
сделка

База данни "каталога" 2


База данни "каталога" 1
документ

В допълнение към базите данни, използвани в архивите, както и други разновидности на приложен софтуер: електронни таблици (MS Excel); редактиране на текст и издателска система (стр маркер и др.); програма за контролиране на сканиране и оптично разпознаване на символи, графични редактори стандарт счетоводен софтуер (например, 1C), за да запишете рамката на програмата и др ..

Развитието на специализиран софтуер за архиви, ангажирани като архивните институции (VNIIDAD, Glavarhiva информационен център в Москва, RGA NTD (RNITS CD) RSMA (TSHIDK) GAPO, GA област Твер, TsGIA RB; TSGAUR; център за съхранение на архивни фондове на Република Алтай, GA Астрахан област ,. събрание на Свердловска област, и т.н.) и търговски дружества ( "Elektrostandart" Томск НПО "Автоматично" Екатеринбург НПО "Волга", Казан, НОИ "Voskhod", НПО "Парма", Инженеринг иновационен център "Insoft" Corporation "Електронен архив", АД "ProSof т-М ", Москва и др.), както и правителствени, академични институции и университети.

Така например, на Института по приложна математика, MV Keldysh RAS е разработила софтуер за електронния каталог RGA QFD; Информационен център на Съвета на министрите на чувашки република - CSA за републиката. Омск Регионално Архив в сътрудничество с Министерството на Математическо моделиране държавен университет Омск област е разработила софтуерен пакет за формирането на пълен текст бази данни. Държавният архив във връзка с MSU създава база данни въз основа на имената на подаването на полицейско управление в Москва. Лаборатория Факултет Технотроник архиви IAI RSUH въведени, за да се създаде и подкрепа на обект "Архивите на Русия".

Наскоро, благодарение на нарастващата сложност на софтуерни файлове, обикновено действа като директор на проблема [218], и на самата програма, въз основа на технически спецификации за изпълнение на специализирани фирми. Формирането на пазара на софтуер в областта на архивите са възпрепятствани от липсата на финансиране. [219] Значителна крачка напред бе разработването на централизиран модел (за цялата индустрия) програми за архивите. [220]

И накрая, както е споменато по-горе, на този етап е променила ролята на информационните технологии в бизнеса с архив - те са били въведени от почти всички области на архиви. Приложен софтуер, прилагани понастоящем архиви могат да бъдат класифицирани по функции, както следва:

- база данни в областта на придобиване и ETSD;

- база данни в областта на счетоводни документи (vnutriarhivnye и Mezharkhivnyy);

- IT в областта на безопасността (базата данни за записване на наличието и състоянието на документите на каса и използването на фонда);

- извличане на информация водачи (НСА)

- Mezharkhivnyy извличане на информация за бази данни;

- DB-водачи и кратките справочници до архивите;

- електронни регистри;

- Електронни директории, индекси, каталози (тематични, географски, обект, регистрирани и др.);

- Интегрирана търсачките;

- излъчва достъп до документи (пълен текст база данни);

- Фактически излъчва без позоваване на данни;

- база данни за използването на документи (записи използват ефективност);

- в ПБ за управление на архива на (vnutriarhivnye и Mezharkhivnyy);

- DB в научната и справочна библиотека и Сет;

- Интегриран многофункционален система.

Според нашите изчисления, файлове с бази данни в различни посоки на работа се разпределят приблизително по следния начин:

Бази данни (с изключение на общата индустрия), създадени в периода 1990-2000 г. в държавните архиви, ръкописи отдели на музеи и библиотеки. [221]

Архив Посоки Ком Плек Tova - да и ETSD Счетоводна док-мъже-ващи Obes-РЕ chenie СОХ-на произволни Nosta НСА (излъчва) Ex-общите части, наличие на маляват Управление на ар-hivom CIF, научен Nye лигавник льо-тек само
Общо колибактерии почести DB 385 DB DB 529, включително 65 в по-НЕТЕ
В% към общата база данни на колиформи-операция 6% 6% 1% 73% 7% 5% 2% 100% 12% от тях в по-трет-НЕТЕ

По този начин, най-разнообразни и множество бази данни, които са варианти на електронен НСА. Архивите също така активно да създават база данни за записване на интензивността на използване на документи, счетоводни документи, които представляват източници за набиране на персонал.

Автоматизирани търсене директории (НСА) са отделени за изпълнението на формата на:

- база данни, работещ на компютър в един играч режим или във файл, LAN;

- директории (бази данни), публикувани в Интернет;

- бази данни, публикувани на CD-ROM.

Съотношението на тези видове бази данни отразява следната таблица:

Форма на изпълнение на базата данни За компютър или локална мрежа Интернет CD-ROM
Брой на DB
% 87% 12% 1%

Нека разгледаме основните видове информационни технологии, използвани в различните направления на архивите.

2. Автоматизирани технологии в областта на придобиване и проверка на стойността на документи.

въпроси:

1) Помислете за това, което се разбира под комплектуване архива? Какви проблеми се решават от архивисти в процеса на набиране на персонал?

2) Какво се нарича източник на придобиване на архива?

3) Какви са етапите, съставени усилия за приключване на архива?

На сегашния етап на информационните технологии е широко използван в областта на архивите на придобиване. В действителност, всички файлове с компютър, за създаване и изпълнение на база данни в тази област на работа. Създаването на програми от този вид започва през 1980г.

Разбира се, компютърът не може да се движи архивни документи от архивите на източник придобиване в държавен архив. Информационни технологии в областта на придобиването се прилага:

- за провеждане на списък източници за набиране на персонал, счетоводни документи в архивите на придобиване код организации, чиновнически контрол върху тези организации и датата на получаване на документите в държавна опека;

- да се обобщят, систематизират извличане на данни за работата и опита на EPA архив стойност на документите по автоматизиран начин;

- да се определи времето на съхранение на документи със съответните електронни директории.

Контрол на придобиването на архиви източници и счетоводни документи в архивите на тези организации - един труден процес, който изисква точност при обработката на статистически данни.

"- източници на агенции за подбор", за да следят за състоянието на източниците на придобиване на офис софтуер е създаден през първата половина на 1990-те години VNIIDAD базирани Clipper в базата данни. Програмата се реализира в Garf (съхранение Berezhkovskaya), Централния държавен исторически архив на Република Башкортостан (RB TsGIA) (от 1993 г.), Новосибирск Регионален държавен архив, Тюмен Регионален държавен архив, Държавния архив на Перм област и Държавната обществено-политическия архива на Перм район, където успешно се използва и до днес. [222] В 2000 та година. програма, въведена в Републиканската служба на формиране на архивен фонд на Република Марий Ел, Националния архив на Република Татарстан. Базата данни "Институционалните източници на придобиване" (VNIIDAD) - три формати дисплей "за създаване на данни"; "Характеристики на документите"; "Card сметка на институцията." Полетата за база данни въведете информация за фонда и да подадат номера на заглавието, името на институцията, от формата на собственост на документите, датата на образуването на институции, информация за разпоредбите на директора, адрес и телефонен номер, дата и одобрение на архива, инструкции за управление на документи и т.н. В резултат на обработката на тази информация в отдела на придобиване на ведомствени архиви и можеше по всяко време да се получи картина на държавните архиви в organizatsiyah- източници на придобиване.

Подобни бази данни за собствеността, използвани RGAE, RGA NTA, Централния държавен архив на (разработчик ICC Министерски съвет) Република Чувашия; архивни институции на окръг Ханти-Мансийск автономна; Монтаж на територията Красноярск; GA Новосибирск, Тула и Свердловск региони. (Вж. Таблица 1).

Настройка:

Преди да имате списък с база данни полета събрание на територията Красноярск. Помислете за това, което можете да създавате отчети въз основа на информацията, въведена в базата данни.

архив Години изпъл-рений Наз, наличието на база данни полета доклади
Държавният архив на Красноярск територия Skog 1994 "Take-ТА на компютърно lektovaniya източници" Формат номер 1. Име на институцията фонд - източник назначения; Дата образователни институции Адрес Телефон ръководител ръководител на институцията. Архиви Дата на първо получаване на документите, има архив членка на помещенията имат устройства за срока на архив от датата на последната проверка на изготвяне: - номенклатурата на делата; - разпоредби за архива; - разпоредби за създаване на ЕО; - инструкция за работа в офис; Председател на ЕК; телефон; Бележки ---------- Вторият формат: Документация (депозитар единица): - Общо в архива; - в това число управление; - NTD всички; - проект; - проектиране; - технология; - научноизследователска и развойна дейност; - спецификация включени в списъците; - Доклади л / сек; - Документите се съхраняват в продължение на срока. Обобщени таблици на статистически данни?

В Централния държавен архив на Република Udmurdskoy (CSA UR), Центърът за съхраняване на документацията Udmurdskoy най-новата история на страната (TSDNI) Garf (разработчик - RNITS CD), проведено отделна база данни за архиви придобиване източници институции (ведомствени) и лични архиви.

Архивен опитали информационна база данни сдружение на придобиване. Органите за управление на архивни бизнес Реализираната консолидирана база данни за институции - източници на придобиване на целия регион (например Службата на архивни работи на Република Алтай, формирането на служба на Република архиви Комисия по въпросите на архивен фонд на Република Марий Ел). Това ви позволява да се следи работата на Манинг в архивните институции на федерацията. В Glavarhive в Москва в началото на 2000. Тя е въведена в една интегрирана подсистема "Бране архивен Москва Фасилити", който функционира като резултат от сдружение база данни за определени групи за придобиване източници, които могат да бъдат завършени в общинските и държавните архиви и DB комбинирани ведомствени записи. Подсистема извършва поддръжка консолидираните източници списък придобиване централните архиви Москва, определяне на броя на получени за съхранение от вида на документи и други функции [223].

Интегрираният подсистема Glavarhiva на Москва, създадена през няколко етапа. е въведена първата база данни за придобиване в Архивен отдел на Московската Сити през 1986 г. .. Тя ви позволява да се запази по автоматизиран списък на източниците за набиране на персонал, която включва повече от 1000 организации. Това е възможно да се получат данни за вида на документация се съхраняват в организацията (управление, научни и технически, аудио-визуална), екстремните датите на обработка и доставка до архива, годината на координация номенклатура на нещата и др. През 1992 г., съвместно Mosgorarkhiv бяха въведени база данни за източниците на придобиване на TSGAORSS Москва (TSMAM) TsGAKFFD на Москва обединени ведомствени архиви. Отделните бази данни са създадени за различни видове документи (административни, научни и технически, аудиовизуални). База данни предоставя информация за секторно или началника на принадлежност на организации, собственост, достъпност и условия за одобрение на офис инструкции ведомствени списъци на документи номенклатура на случаи, количествените характеристики на случаите, дати, предаване времето на държавните архиви и др. (Общо 21 доклада ). "Ведомствена архив паспорт" По-късно е въведен в базата данни. И интегриран подсистема "Придобиване на архивен фонд на Москва" е създадена през края на 1990 година, която обединява не само на индивидуалните данни, бази данни, но също така функционира - ви позволява да запазите един списък на източниците на придобиване на централния архив, за да се определи количеството приета за съхранение на документите по вид, носят паспортите ведомствени източници архиви за придобиване в автоматичен режим. [224]

въпрос:

Помислете за традиционни архивни директории ви позволяват да се замени с база данни, както е описано по-горе? (Използвайте "Основни правила на държавните архиви на" отговор).

От 2002 г. в Центъра за информационни технологии на Федерална архивна работата на услугата е в ход, за да създадете стандартен софтуер "Институции - източници за набиране на персонал" за всички архивите.

Редица файлове се изпълняват на базата данни, което позволява не само да се водят регистри на документи в източника на придобиване на компании, но също и да създадете архив организация по автоматизиран паспорт.

въпрос:

1) Какви видове файл може да бъде запълнена с паспорт в организацията? Каква е разликата от показатели за всеки вид паспорт? (Моля, използвайте публична отчетност регулиране на документите за Русия архивен фонд, 1997).

DB "паспортните ведомствени архиви", използвани в Glavarhive Москва (DB); в Държавния архив на региона Амур и Тула.

По този начин, в Общото събрание на района Тула през 1995 г. се използва базата данни "ведомствени архиви", който се състои от две части. В първата част на пакета е за обща информация относно създаването на съгласуване и одобряване на нормативни-методически документи (разпоредби за архива и експертен комитет по офис инструкции номенклатура на нещата), информацията за инспекциите, рационализиране на прехвърлянето на дела на архива. Във втората част на пакета ви позволява да създадете архив на ведомствени статистически паспорт църква управление nyaschego и научна и техническа документация.

Автоматизирана информационна система "Архив организация" проектиран VNIIDAD през 2001 г. за институционални и частни архиви, въз основа на обща база данни на MS Access-7 и Г-жа Access-2000 също ви позволява да получи паспорт като организация с доклад на файлове, регистри и приемане на архивни запаси и др. обобщени статистически данни. Мултифункционална система позволява автоматизирана работа: поддържане на списък на структурните подразделения на организацията и отговаря за предаването на документите в архива; сметка получаване на документите в архивите на организацията в експлоатация на инвентара и регистрацията на приемане на материални запаси; формиране архивирани запаси от различни видове (постоянен, по-продължително съхранение, персонал); създаването и актуализирането на бизнеса с фонд; формиране и поддържане на материални запаси се прехвърлят списъци за постоянно съхранение в Държавния архив.

В допълнение към персонала, системата позволява да се следи за осигуряването на безопасността на документи (данни за регистрация за условията на съхранение на документи) и да използвате. По този начин, в съответствие с предложението MezhPromBank (потребителско система), допълнена AIS за формиране на персонализиран отчет за анализ на изпълнението на вътрешни и външни искания. [225]

В областта на експертизата на ценността на документите, за да се създаде база данни за въвеждане на данни протокол на паритетен-файл комисия (ЕИЦ). Този софтуер ви позволява да контролира времето на архива съвпадение номенклатурата на делата в придобиване източник съоръжения, наредби за управление на документи, за да стигнете бързо обобщен отчет за броя приети за съхранение или унищожени документи.

Така например, в TsMAMe (TSGAORS Москва) през 1992 г., въведена в базата данни "EPA карта", която позволява на базата на данни за СИП протокол за генериране на отчети за броя на материалните запаси от въпроси, науката, технологиите и аудио-визуална документация за постоянно съхранение, одобрен списък на документите, по отношение на персонала и дългосрочно съхранение за определен хронологичен период или за определена институция от броя на заседанията на СИП за определен период - общо 21 доклада. [226]

контролен орган архивно бизнес база данни протоколи СИП дава възможност да съхранява данни за навременното изпълнение на плановете за одобрение запаси и хармонизират номенклатури държавните архиви на региона.

Службата за архивите на област ПБ на Тюмен "СИП протоколи" е въведена през 1996 г., които в допълнение към мониторинга на изпълнението на плановете, помага архивисти правилно изпълняват протоколи за СИП.

И накрая, информационните технологии се използва в процеса на проверка на стойността на документи за определяне на времето на тяхното съхранение. За тази цел, да създавате електронни директории на базата на списъци на документи - главно за служители на предучилищна услуги и архивни организации.

Така че, в Общото събрание на региона Новосибирск през втората половина на 1990-те години. "Списъкът на стандартни документи и условия за съхранение" е въведена база данни.

През 1997 г. по електронен път VNIIDAD генерира "селекция" ръководство за дефиниране на понятието недържавен съхранение на документи на архивен фонд на Руската федерация. [227] VNIIDAD 1998 работа по създаването на автоматизирана регулаторната рамка относно състава и условията на документите, представени в индустрията чрез изследване на сложни организации документация. Първият блок на основата - "Списъкът на характерни административни документи, генерирани в дейността на организациите, показващи срок на годност" (2000 г.) Целта на този проект - създаването на срок на годност и съхранение пространство на документи в съответствие с профила на архиви. От 2003 г. започва създаването на една експериментална автоматизирана база данни "Състав и условия за съхранение на документи, което води до организации." [228]

В VNIIDAD Ю.Н. Barulin разработен експериментален софтуер - многоцелеви интегрирана база данни "NTD_UM", който трябва да осигури на входа информация относно източниците на придобиване на всяка форма на собственост, както и електронни документи ETSD научно-технически профил. [229] В това описание на обекта се използва, т.е. запис на базата данни не е документ, а на обекта (растение, то кола, кола, която частично е). Тази база данни е интегрирана в комплекса на архивна информация подкрепа "Фирма-2002", който включва база данни "името указател" на "склад каталог", "физическа охрана", "паспорт файл", "Начална директория" (регистър на тема лица); (уникален регистър документи) "Uniq"; "Документът", "Персонал", "Private" (съответстваща на описанието на типовете документи); "Читалня". [230]

В бъдеще, можете да създадете по-усъвършенстван софтуер - експертни системи, които ще помогнат да се установи максималното срокът на годност, въз основа на всички съществуващи списъци на документи. Създаването на такива програми не се затруднява от нивото на развитие на информационните технологии, както и недостатъчно развитие на регулаторната рамка ETSD, по-специално липсата на модерни ведомствени списъци на документи за повечето отдели.

В процеса на придобиване на архивите се използват и бази данни, които са регистрирани в SEC "Informregistr", която съдържа информация за юридически лица (институции, организации и предприятия) - потенциални и реални източници на придобиване.

Програма за включване на източници на придобиване и се използват в ведомствените архиви.

Така например, в исторически и документален отдел на МВнР на Русия през втората половина на 1990-те години. Той бе реализиран децибел "архивни файлове получаване", което дава възможност за сметка захранване и отвеждане на архивни документи.

Интегрираната система "Архивиране" е разработен от фирма "Електронни системи Офис" (Москва) за архивите на организации. Програмата, по-специално, позволява разглеждането на стойността на документи, включително избора на документи на държавна опека, контролира времето на съхранение (въз основа на установени критерии); разпределението на делата на унищожаването; за формиране на консолидираните годишни инвентаризации на случаи, в съответствие с условията на тяхното съхранение; изготвяне на актове за разпределяне до унищожаване на документи, които не могат да се съхраняват; Счетоводство и контрол на движението на файлове и документи, поддържане на карта-заместител по случая и издадените документи. [231] Има и други организации за развитието на архиви - например програмата "AS-архив" фирма "AS", които образуват опис на делата. Въпреки това, те трябва да бъдат подобрени по отношение на спазването на традиционните архивни технологии.

Автоматизирани счетоводни документи.

въпроси:

1) Какво се нарича светлина на документите?

2) Какви са разчетната единица на архивен фонд на документите за Руската федерация?

Счетоводни документи - тази линия на работа на архиви, който е преминал през автоматизация на първо място. Още в началото на 1990 г., почти всички архиви, които са оборудвани с компютри, имаше базата данни на пълномощията. Причините на счетоводни документи - достатъчно отнемащ време процес, който изисква точност и надеждност. Затова е логично да се премине операцията да записва върху раменете на компютъра, освобождавайки време архивисти за повече творческа работа. В допълнение, на базата, която е съществувала в началото на 1990, е по-лесно да се създаде база данни за програми за обработка на статистически данни, а не търсачките.

Така например, в RGAE през 1988 г. идентифицира ключовите области, нуждаещи се от информация: счетоводни на средства, придобиване на документи, работа с архиви на документи, намирането на средства, контрол върху изпълнението на решенията Glavarhiva СССР и управление на архив. В тези области, експерти и неправителствени организации VNIIDAD "Парма" с участието на архива са били установени и въведени в експлоатация в базата данни, "Отчитане на финансови средства", "Информация за историята на институциите" и "Данни за шкафове за документи по отношение на персонала." [232]

Брой на счетоводни бази увеличава. В края на 1990 г., запазвайки първата цел на архивите, които са претърпели пълна автоматизация в сектора като цяло.

Първоначално потребителската програма, създадена за целите на вътрешните счетоводни документи в архива, с автоматично и традиционните счетоводни съществували паралелно, без да го замества, но взаимно се допълват.

въпроси:

1) Каква е разликата между вътрешните и централизирани документите за регистрация?

2) Да разгледаме основните видове вътрешни счетоводни документи в държавните архиви и тяхното предназначение.

Архивът продължава да бъде информацията в разписката книга на документите, списък на средствата, списъците на средства и други форми за регистрация. Базата данни е било проведено с цел обобщаване и анализ на счетоводните данни на равнището на архива, проверка на данните от традиционните документи и увеличаване на счетоводна точност. Обикновено в автоматизиран режим създаден фондовите директории (RGAE, Държавен архив ", TSAODM Каталог активи", "склад каталог" Вологда Регионално държавни архива, и др.), Запаси Материалните запаси (КБ "с коментар регистър на материалните запаси" в RSHA; "Регистър на материалните запаси" в TSAODM ", отчитането на материални запаси от преди революцията" в Общото събрание на региона Томск), което представлява книги на приходите ( "възлизат на движението на филмови документи" в RGA QFD) и издаване на нещата от хранилището (DB "контрол върху организацията на разположение, съхранението, движението на звукозаписи" в RGAFD; DB на отпуска работи в архива номер 1 gosu дарение архив на Красноярския край), проучването маркери (в ХК на региона Перм, Националния архив на Република Татарстан, и др.). Според Rosarkhiv средата на 90-те в държавните архиви са функционирали около 15 сметки на база данни "Формат несъвместими един с друг." [233]

Така например, в RGVA то се реализира DB "Основното съображение по отношение на съхранение" за формирането на съхранение паспорт като на текущата дата, изброява случаи средствата са желани, списък с тайни средства, карти фондове и други. DB "фонд и postellazhny показалка" GA в региона Перм ви позволява не само да търсят Топография и място на запаметяващи устройства, както и изходните данни за наличието на единици за съхранение. DB позволява да се визуализира разположението на средствата по рафтовете на магазините, използващи графичен план за съхранение на дисплея. [234] на счетоводна програмата се използва за извършване на допълнителни операции. По този начин, в най-новата история на документационен център на Удмуртски Република създаде програма, използвана за формиране на таблици за превръщане шифри към подобряване на описи работи. С помощта на друга програма е печат карти фондове, тяхната репликация и масив данни на преименуването на средствата, изнесени за примерна база данни "архивен фонд." [235]

В Glavarhive Москва (до 2002 г. - Москва град асоциацията на архивите на) в p.p.1990 му. е създадена база данни на мрежата, "Отчитане на средства" за сумиране на архив за съхранение, данните в системата Mosgorarhiva. По-специално, централния архив на социалните движения в Москва (TSAODM) от 1994 г., четири бази данни са били приложени, за да се интегрират - "Информация за TSAODM на средства"; "Регистър на материалните запаси"; "Сток каталог". Този софтуер е решил да изясни задачата на консолидираните счетоводни данни за архив паспорт обобщаваща проверка наличността и състоянието на фондовете на архива. Информацията в базата данни "Регистър на материалните запаси" бяха въведени на два етапа: първо стаи средства и материалните запаси, екстремните датите на списъка на документите; архив стая, опис, а след това - актуална информация за резултатите от проверката и за състоянието на нещата (за броя на случаите, подлежащи на проследяване и др.). е въведена в базата данни информация за 7228 средства 15034 наличностите, 3,5 млн. дела. В резултат на софтуер TSAODM можеше да откаже да води редица спомагателни форми на традиционните счетоводни - например, книги и счетоводна проверка за състоянието на нещата. DB също са били използвани за получаване на паспорт архив - данни на традиционните счетоводни документи, са сравнени с показателите за отчитане на базата данни (доклад ви позволява да получите около 40 показатели, необходими за съставяне на архив на паспорта). База данни са били използвани, за да търсят информация за преименуването на средствата, формирането на електронното ръководство. Въпреки това, в TSAODM счетоводна база данни, само допълва традиционната счетоводна система, не го заменя. Това означава, че архивистите имали паралелно с попълването на традиционните форми на поведение, а дори и бази данни. [236]

Първоначално потребителската база от данни в архивите са създадени отделно, на базата на различните системи за управление на бази данни (вж. Лекция 2). Въпреки това, през първата половина на 1990 г., архивистите е повдигнаха въпроса за обединението на софтуер в областта на счетоводството, и са започнали разработването на модел програми. Необходимостта от по еднакъв софтуер е преди всичко свързани с необходимостта от обща сумиране и анализ на данни на регионално ниво и архивен фонд на Руската федерация в изпълнението на централизираната държавна регистрация на архивни документи. За да се включите, трябва да се предвиди или индивидуална съвместимост с данните архиви в електронен вид, или единството на формата на представяне на данните. Това означава, че единството или съвместимостта на архивите за автоматизирано счетоводен софтуер.

въпроси:

1) Не забравяйте, основните видове централизирани държавни счетоводни документи. На коя сметка форми на базата на данни, които са създадени?

Създаване на автоматизирани централизирана система за регистрация, започнал през 1994 г. Типичен софтуер за вътрешни и централизирани регистрационни документи са разработени VNIIDAD. В средата на 1990-те години. бази данни, са били създадени, "Отчитане на средства" и "архив паспорт."

VNIIDAD програма "Отчитане на финансови средства", използвани в RGAE, Ивановските регионални държавни архиви, Новосибирск Регионален държавен архив, в Централния държавен исторически архив на Република Башкортостан (RB TsGIA) (1993-1994 г.)., Томск Регионален държавен архив, Тюмен Регионален държавен архив, Централен държавен архив на Република Коми, Сахалин регионално държавните архиви и други архиви. програма "фондове на профила", има три екрана формат за въвеждане на данни "фонд счетоводство карта", "счетоводство карта на материалните запаси", "фондови документи движение." Работата с програмата е извършена в потребителското режим и администратор.

Въпреки това, тези програми не са били препоръчани от Експертната комисия на AAT като модел. И въпреки, че те все още се продават VNIIDAD, с въвеждането на програма за цялата индустрия "Архивен фонд" файлове извадени от счетоводен софтуер. Причината беше остарял софтуер (СУБД Clipper 5.5 за DOS), за които е необходима промяната всеки път, когато се свържете с разработчиците и функционални недостатъци на програмата.

Настройка:

Сравнете DB поле "Фондове на профила" в областта на една от първите автоматизирани фондовите каталози събрание на територията Красноярск:

архив година на изпълнение Името на базата данни полета доклади
Държавният архив на Красноярск територия Skog 1994 "Отчитане на средства" Името брой фонд Фонд исторически период Категория фондов индекс фонд отрасловата структура работи Дати Дата на приемане на документи за обема на съхранение: - фонд -Upravlencheskoy документация -NTD - класифицирани документи; - необработени документи; - Международен филмов фестивал; - OTSD. Каталог на средства Брой случаи по вид документи фондове Брой Брой случаи
VNIIDAD 1994-1996 на "Отчитане на средства" Таблица 1. Card фонд сметка. - файл код; - Creative №; - № съхранение; - категория на фонда; - източник на документите на фондацията; - датата на първото влизане; - дати; - тайна на фонда; - тип на фондови документи; - неописан брой на единици за съхранение; - в това число тайна; - в това число OTSD; - името на фонда; - заглавие класификатор Таблица 2. карта на описа. - Creative №; - № инвентаризация; - № съхранение; - името на инвентара; - категорията на инвентара; - вид на документа; - Дати опис на документи; - kol.-vo. ф съхранение; - в това число тайна; - в това число OTSD; - в това число осигурителна каса; - кол на инвентарните листове. - кол на копия на описа. документи Таблица 3. Движение фонд - информацията за получаване на документи. - дата на предаването; - акт №; - Кол на запаметяващи устройства -. Включително тайна; - Creative №; - № инвентаризация; - вид на документи и други. Обобщената файл с данни, фонд хранилище: броят на материалните запаси, съхраняване единици, включително тайна, осигурителна каса, OTSD, дати и др.

Поддържане на база данни на отнемащ много време според вас? Защо? Въз основа на какви документи на вътрешния счетоводен софтуер може да попълвате полетата "Отчитане на средства?" Има ли го замени традиционния сметка на документите в архива. Защо? Кои полета за данни "Фондове на профила" база данни може да се използва за търсене на документи?

VNIIDAD също е разработила програма модел за централизирана регистрация - ". Passport архив" В програмата са включени четири формата на екрана, в зависимост от формата на файла паспорт, въведена през 1993 г.:. (. Обобщение на обема на документи, включително административни документи, лични документи, персонал, документални фотографии и други), Държавен архив на паспорта ; "Съставът на служителите на застрахователния фонд", "държавна регистрация и НСА документи", "Композиция архив на научна и справочна библиотека", "архиви сграда". Въпреки това, тази програма не е свързан с базата данни, "Отчитане на финансови средства", тя не предоставя консолидирани данни директно от входа първичната информация на сметката. Доклади една програма трябва да се прилагат в друга база данни, за да получат паспорт архив.

В същото време през 1995 г. по техническо задание на първата експериментална версия на "архивен фонд" Министерството на организация на научно-методическа работа, и информационните технологии [237] Държавният архив е разработен (в FoxPro за DOS). Въпреки това, той се препоръчва от Експертната комисия на AAT като модел е втората версия на програмата в FoxPro за Windows (1997) Тя се използва широко в архивите. През 1997 г. той е одобрен от Държавната счетоводните правила на архивен фонд на документите, Руската федерация, което включва въвеждането на счетоводна база данни, при спазване на принципа на единството на традиционни и автоматизирани системи за счетоводна отчетност.

"Архивен фонд" е интегриран мултифункционален софтуерен пакет, предназначен за следните задачи:

- счетоводни документи;

- контрол върху съхранението на документи, наличността и състоянието на нещата;

- наблюдение на НСА;

- търсене на документи (втората версия на програмата - за финансиране на нивото на инвентаризация, а в третата версия - на ниво фонд, бизнес, документ, на документи и информация); поддържа интегрираната НСА (списък на средствата, пътеводителя, описи, каталози). [238]

Счетоводната част от програмата фокусирани главно върху поддържането на централен регистър; а именно създаването на набор от данни за формирането и поддържането на автоматизиран склад администрация и архивно бизнес указател Централна фондова каталог.

Във втората версия на програмата е предоставена от три режима на достъп до бази данни: потребител (сърфиране и търсене на информация, отчитане); редактор (за въвеждане на данни, редактиране, записи марки за заличаване); Administrator (отстрани физически записи, които са маркирани за отстраняване преди това, сливането на набори от данни, генерирани автономно, поддръжка и отнемане на паспортите на файл печат, поддържане на позиция, смяна на паролата) - виж фиг .. 20. Третата версия на програмата разполага с осем режима на работа, всеки от които изисква отделна парола за вход. Брой на режима се е увеличил, тъй като броят на програмите, се е увеличил подсистеми. В зависимост от паролата, редактор може да бъде достъпен от всички функционални подсистеми или само един от тях - за сметка на, физическото състояние на документите, каталогизиране, справочни издания, разсекретяване. Програмата се фокусира върху работата в мултиплейър режим - архивисти може да попълване на базата с въвеждането на различни компютърни работни места в режим редактор (на базата на запасите от лист, списък на вещите, което представлява книги захранване и отвеждане и други документи).

достъпни в режим на редактиране (версия 2), или в счетоводни документи "Editor - всички видове работа", "редактор регистрация" (версия 3). Архивист работи върху "Избор на Фонд" ( "Фонда" във 2-та версия) на нивото на фонда с [239], "Преименуване", "инвентаризация", "документи за движение" (параграф "раздели" на главното меню). Работата започва на въведеш идентификационните данни с ниво на фонда (секция "Избор на Фонд" - .. Вижте Фигура 18), се постига екстремни дати, брой единици. ч. от видове документи, сумата на материалните запаси, съставът на комбинирания архивен фонд. Раздели "Библиография на фонда", "Преименуване", "Автобиография" (ако това е фонд от личен произход), "Сток артикули", софтуер "без документи периоди", свързана с частта "Фонд" Фондация по брой. Но те са на разположение за работа в "Editor - всички видове работа", "редактор на НАП", тъй като тези данни се използват за извличане на информация, а не за счетоводство. След въвеждане на данните за фонда да бъдат прехвърлени на въвеждането на данни от инвентара на фонда. Че не са забравили за какво въпросния фонд, номерът на фонда се посочва автоматично в горната част на прозореца на програмата "Рекламни места". В раздел "инвентаризация" на данните за по описа (номер, име, брой случаи, крайната дата (вж. Фиг. 19). За информация относно поставянето на документите на инвентара в магазина са направени в раздел "Топография", която е свързана с раздел "Рекламни места" съответно се вписва. информация за получаването и унищожаването на документи (както е описано и в грунт) се вписват в раздел "движението на документи."

Ръководител на счетоводния отдел, чрез проверка на данните с "Преброяване резюме" от менюто ( "Read" обобщена информация във втората версия) в режим на администратор може да получи паспорт архив на текущата дата. Програмата създава следните видове отчети за счетоводни документи: паспорт архив; 57 видове списъци на активи (във втория вариант - 44) [240]; 43 видове списъци (регистри) запаси (във втория вариант - 29 видове) [241]; 14 случая списъци [242]; структура на средства и документи в категории; списък на средствата.

След разпространението на втората версия на архивистите отбелязахме редица недостатъци, присъщи на програмата. Сред тях - сложността и разнообразието попълнено форматирани екрани. Така например, на листа, въведена във фонда секции за данни "Фондация", "Инвентаризация", "документ за движение", "Преименуване". Индексите на изобилието, за да бъдат вписани, върши работа за запазване на данни е изключително много време. Програмата ви позволява да създадете архив паспорт, автоматично създаване на 152 индекс на 245 полета на този сложен документ (данните в други области, за да се въведе ръчно), както и много други доклади. Въпреки това, програмата за втория вариант не позволява да се получи и поддържа по автоматизиран начин за най-важните документи от архивите на вътрешно счетоводство - лист на Фонда, като се вземат книга сметка разписка, инвентаризация и документиране на централизирано счетоводство - информация за промени в състава и размера на фонда, картата фонд. Той направи архивисти поддържат паралелно традиционните счетоводни (за резервни копия) и автоматизирано сметка (за подаване на паспортен контрол в архивисти в автоматичен режим), което намалява, разбира се, разходите за труд в изготвянето на консолидираните данни за паспорти, но само леко.

Въпреки това, "Архивен фонд" е ефективен счетоводен софтуер разработена самостоятелно архивите. Освен това, прилагането му не изисква никакви разходи архиви (финансиране на създаването на програми, осъществявани централизирано от служба федерални архиви, но от архивните институции се разпространява безплатно). Предимствата на "AF" може да се дължи на факта, че програмата не поставя високи изисквания за оборудването. Поради това, голяма част от архивите е намалял с въвеждането на "Архивен фонд" от собствения си счетоводен софтуер. От 1998 до 2001 г., втората версия на "AF" е разпространена активно в националните, провинциални, териториални, общински архивите.

До 2001 г. броят на фондации, "Архив фонд" е вписано в базата данни 71% за федералните архиви, 32% фондове архиви федерация, 11.3% фондове общинските регистри. [243] Имаше 4 федерален архив на базата данни - RGAKFD TSHSF и - поради спецификата на счетоводни документи, както и Далечния изток и RGAFD RSHA. Най-слабо покрит общински архиви - 16% от общия брой. Началось внедрение программы в государственном историческом музее, архивах РАН.

Динамика внедрения ПК "Архивный фонд" (кол-во архивов) [244]

само Прирост само Прирост само Прирост
Федеральные архивы 11 12 1 12 0 12 0
Госархивы субъектов РФ 48 61 13 78 17 96 17
общинските архиви 12 147 135 197 50 325 96
само 71 220 149 287 67 433 113
Субекти на Руската федерация (броят)

През 2002 г. в архивните институции започна изпълнението на третата версия на цялата индустрия програма "Архивен фонд" (2001), което е значително подобрено в сравнение с второто. По отношение на подсметки, нова подобрена версия на програмата генерира допълнителни видове отчети: информация за промените в състава и обема на средствата (в този случай следва да уточни периода, за който е необходимо да се изчисли промяната), по време на разсекретяването на документите, обобщение на физическото състояние на документите, съставът на НСА на хартиена основа. Но най-важното нещо е, че в третата версия може да влезе единици заглавия за съхранение и да получите отчета си като основна счетоводна и извличане на информация Directory - списък (с покривен лист, имена, място, предмет индекс).

Информация относно единицата за съхранение (. Номер, заглавие, Дати, брой страници и т.н.), се вписват в раздел "Бизнес" елемента в главното меню "раздели" (на разположение в "Editor - всички видове работа", "редактор на НАП"), в които могат да бъдат достъпни чрез избиране на определен брой животни ( "изберете фонд") и материални запаси ( "избор на описа"). брой фонд и описа се показва автоматично в началото на описанието на случая. След архивист търпеливо въведат всички заглавия описа на случаите, в които може да има стотици или дори хиляди, той ще има естественото желание да види плодовете на своя труд. За да направите това, изберете "Опис-ток" в главното меню точка "Категории" и след това изберете "Отчети" - "Инвентаризация". Освен това е възможно последователно да се създаде заглавието (покривен лист), "тяло опис" (т.е., се места в лист форма табличен), указатели към него. Всичко това програмата ще генерира автоматично след няколко секунди и се отпечатва върху очите ви. Резултатът е впечатляващ. В допълнение, "AF-3" ви позволява да създадете OTSD инвентара.

За съжаление, третата версия на "AF" в още не предоставя основа лист, счетоводна книга разписки, фонд карта. Но комбинация от фактори (липса на разходите